Creatori și deținători de arhivă

În funcţie de specificul activităţii desfăşurate, instituţiile şi autorităţile de la nivel central se pot adresa pentru acordarea asistenţei de specialitate în domeniul arhivistic următoarelor servicii din cadrul Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale:

 Arhive Administrative şi Culturale (Contact - Instituții asistate)
 Arhive Economice (Contact - Instituții asistate)
 Arhive Tehnice şi de Înregistrare (Contact - Instituții asistate)


Creatorii şi deţinătorii de documente care îşi desfăşoară activitatea pe raza municipiului Bucureşti se pot adresa pentru acordarea asistenţei de specialitate în domeniul arhivistic Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale.


Creatorii şi deţinătorii de documente care îşi desfăşoară activitatea la nivelul judeţelor se pot adresa pentru acordarea asistenţei de specialitate în domeniul arhivistic Serviciilor Judeţene ale Arhivelor Naţionale ale României  pe raza cărora se află.


Pentru contact și depunerea documentelor, puteți de asemenea folosi Portalul de servicii electronice al ANR.

Pentru informații privind documentele necesare pentru avizarea personalului desemnat cu activitatea de arhivă, conform prevederilor art. 31 alin (2) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată click aici!

Vă informăm că în data de 3 iulie 2013 au fost aprobate Recomandările tehnice privind recuperarea şi salvarea arhivei inundate. Pentru consultarea acestora, click aici!

Vă informăm că Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale a fost modificată şi completată prin Legea nr. 138/2013, publicată în Monitorul Oficial, partea I, nr. 2537 mai 2013. Prin aceasta, sunt reglementate modalităţile de preluare, administrare şi păstrare a documentelor cu valoare istorică şi practică create de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, persoanele fizice autorizate, profesioniştii care îşi desfăşoară activitatea în baza unor legi speciale şi persoanele fizice.

De asemenea, normele metodologice de aplicare a legii urmează să fie elaborate şi aprobate în termen de maximum 60 de zile prin ordin al ministrului Afacerilor Interne.

(a se vedea şi Comunicatul de presă)

Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente

 

     CAP. III
    Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

    SECŢIUNEA I
    Evidenţa documentelor

     ART. 7
    Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.
     ART. 8
    (1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.
    (2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
     ART. 9
    (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.
    (2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
    (3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

    SECŢIUNEA a II-a
    Selecţionarea documentelor

     ART. 10
    (1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
    (2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.
     ART. 11
    (1) În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.
    (2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente.
    (3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. (2).
    (4) În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

    SECŢIUNEA a III-a
    Păstrarea documentelor

     ART. 12
    (1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
    (2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
    (3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.
    (4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.
    (5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăţilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social.

    SECŢIUNEA a IV-a
    Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale

     ART. 13
    (1) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
    a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
    b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;
    c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
    d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
    e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
    (2) Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al preşedintelui Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se constată că nu mai sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii curente.
     ART. 14
    (1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi.
    (2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.
     ART. 15
    (1) Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite.
    (2) Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.
     ART. 16
    Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de documente.
     ART. 17
    Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Răspunderi şi sancţiuni conform legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996

 

CAP. VI
Răspunderi şi sancţiuni

ART. 34
Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.
ART. 35
(1) Scoaterea peste graniţă fără drept, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la un an la 5 ani sau cu amendă.
(2) Înstrăinarea, fără drept, a documentelor prevăzute la alin. (1) către persoane fizice sau juridice străine constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 ani.
(3) Tentativa se pedepseşte.
ART. 36
Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor, în condiţiile prevăzute la art. 11;
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13;
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii Arhivelor Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la expirarea termenelor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17;
h) nerespectarea obligaţiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) şi alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) şi (4), art. 24 şi art. 29 alin. (1), precum şi practicarea de servicii arhivistice cu depăşirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);
i) nerespectarea de către toţi creatorii şi deţinătorii de documente a condiţiilor de păstrare, conservare, punere în valoare, publicitate, precum şi a celor de acces la documente, în condiţiile legii.
ART. 37
(1) Contravenţiile prevăzute la art. 36 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei.
(2) Amenda se aplică şi persoanei juridice.
(3) În cazul contravenţiilor prevăzute la art. 36 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita instanţei judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescripţie a răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile.
ART. 38
Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 36 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
ART. 39
Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.
ART. 40
Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.